(CNN) — A medida que el coronavirus continúa propagándose a través de EE.UU., se les podría pedir a los empleados que trabajen desde casa.
Las escuelas ya se han visto obligadas a cerrar por el virus y los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades han dicho que los empleadores deben tener estrategias listas para proteger a su fuerza laboral. También se recomendó revisar las posibles opciones de trabajo remoto y de horario flexible.
Pero no todos están preparados para trabajar de forma remota.
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Comienza a planificar desde ahora
No esperes hasta que te digan que trabajes desde casa para darte cuenta de que no tienes las herramientas necesarias para hacer tu trabajo fuera de la oficina.
Evalúa a qué software, información y otros recursos necesitarás acceder para mantener tu productividad.
Copia cualquier marcador importante, números de teléfono u otra información que esté guardada en tu computador de escritorio o en tu escritorio y que sabes que necesitarás.
Los gerentes deben asegurarse de que los empleados tengan las herramientas necesarias para continuar trabajando desde casa y deben tener a mano la información de contacto de todos fuera de la oficina.
Configurar un espacio de trabajo… y límites
Trabajar desde casa puede hacer que la separación del trabajo y la vida personal sea aún más complicada, por lo que es importante crear un espacio de trabajo designado en casa.
Para algunos, eso podría significar una habitación completa, mientras que otras oficinas en el hogar pueden ser una silla en el comedor auxiliar.
“Técnicamente, cualquier lugar con una superficie plana e Internet puede funcionar, pero intenta que sea lo más libre de distracciones posible para ser lo más productivo”, dijo Sara Sutton, directora ejecutiva y fundadora de FlexJobs.
Para evitar trabajar días de 12 horas, asegúrate de tener alguna forma que indique el final de tu día de trabajo remoto, como guardar tu computadora portátil y evitar trabajar una vez que hayas cerrado la sesión del día.
“Apaga las notificaciones durante tu tiempo libre para que no veas un mensaje por el que estés tentado a escabullirte para revisarlo”, dijo Teresa Douglas, autora de “Working Remotely: Secrets to Success for Employees on Distributed Teams”.
Comunícate con claridad
No hay como ir a la oficina de alguien o pasar por el escritorio de alguien para verificar el estado del informe que estás esperando cuando todos trabajan desde su casa.
Es por eso que es imperativo establecer plazos de asignación muy claros y dar actualizaciones periódicas del progreso para garantizar que todos se mantengan productivos y trabajen de la manera más eficiente posible.
Enviar una agenda diaria y semanal que se actualiza constantemente puede ayudar a mantenerlos a todos línea.
Sé transparente sobre tu horario
Lo más probable es que muchos trabajadores no estén solos en casa si las escuelas también cierran, por lo que mantener a todos trabajando en el horario típico de negocios podría no ser factible.
Los trabajadores deben ser claros con sus horarios y los gerentes deben ser flexibles.
“Los gerentes deben elegir sus batallas”, dijo Douglas. “Trabajar de 9 am. a 5 pm. no va a funcionar para todos, incluso para los clientes y consumidores que probablemente también están lidiando con coronavirus“.
Asegúrate de comunicarle a los miembros de tu equipo cuando estarás trabajando y disponible, y se muy claro con los plazos de entrega para que nadie se pregunte cuándo se hará algo.
Mantén notas detalladas sobre tu progreso en diferentes proyectos y asignaciones en un lugar donde otros puedan acceder en caso de que estés desconectado cuando necesiten algo o te enfermes.
Prepárate para reuniones remotas
Las reuniones remotas pueden ser tan productivas como aquellas con todos sentados alrededor de una mesa de conferencias, pero requieren un poco más de trabajo de preparación.
Envía una agenda antes de la reunión para que todos sepan lo que se discutirá. Para evitar que cuando las personas hablen no se interrumpan o que sean tímidas para hablar, establece expectativas al comienzo de la reunión.
“Llama a la gente”, recomendó Douglas. “Diles: ‘Comenzaré con esto y lo otro, luego iré con Alex después de Mary”.
Y si los empleados no están familiarizados con la videoconferencia, es posible que ahora no sea el momento para que todos lo configuren.
“Creo que las conferencias telefónicas son mejores en caso de apuro”, dijo Sutton. “Mantenlo simple”.
