Crear y enviar facturas es una tarea esencial pero engorrosa para la mayoría de los autónomos y las pequeñas empresas. En lugar de crear manualmente una factura utilizando una plantilla, puede ahorrar mucho tiempo utilizando las herramientas adecuadas. En este artículo, le mostraremos cómo crear facturas para clientes que usen WordPress.
Aunque hay un complemento de WordPress para las facturas, recomendamos utilizar una solución más intuitiva llamada Freshbooks. Es por eso que compartiremos dos métodos para crear facturas. FreshBooks y WP-Invoice.
Método 1: Usar Freshbooks
La herramienta de contabilidad más fácil y profesional para autónomos y profesionales es Freshbooks. Es una herramienta de contabilidad diseñada para no contadores, y es perfecta para los profesionales de WordPress.
Hay una versión de prueba gratuita de 30 días para cualquier función paga, e incluso tienen un plan gratuito para siempre.
Registrarse es extremadamente fácil, y ni siquiera necesita ingresar los datos de su tarjeta de crédito para la prueba. Al registrarse, aterrizará en un tablero simple que se ve así:
Creando su primera factura en Freshbooks
Crear y enviar facturas con Freshbooks es muy sencillo. Simplemente haga clic en el botón Nuevo y seleccione Factura en el menú desplegable.
Si no ha agregado su dirección comercial, Freshbooks le solicitará la dirección comercial que aparecerá en su factura.
El asistente de facturación también preguntará ¿para qué facturas a tus clientes? Puede elegir la hora, los artículos o ambos, dependiendo de qué servicios o productos proporcione a sus clientes.
En la pantalla siguiente, deberá proporcionar la información del cliente. Freshbooks guardará esta información, y puede usarla más adelante siempre que necesite enviar una factura a ese cliente.
Después de guardar los datos de su cliente, puede desplazarse hacia abajo para ingresar las tareas y los artículos, las tasas y el monto adeudado. Puede agregar varias líneas para cada elemento o tarea junto con notas, términos y condiciones adicionales.
Una vez que esté satisfecho con la factura, puede guardarla como un giro o enviarla instantáneamente por correo electrónico. También puede enviar una factura por correo postal.
Eso fue simple, ¿no?
Agregar métodos de pago en FreshBooks
Freshbooks le permite aceptar pagos en línea de los clientes. Admite PayPal y Stripe de forma predeterminada, y puede habilitar otras pasarelas de pago populares. Si necesita configurar pagos, debe hacer clic en Configuración en el menú superior y hacer clic en la pestaña Aceptar tarjetas de crédito.
Active el método de pago que desea usar y responda algunas preguntas simples para los detalles de su cuenta. Eso es todo, sus clientes ahora pueden pagarle en línea cuando reciben una factura de usted.
Seguimiento de tiempo y gastos con FreshBooks
FreshBooks le permite administrar y rastrear sus gastos. Simplemente haga clic en la pestaña de gastos para comenzar.
Freshbooks puede importar sus gastos de más de 13000 instituciones financieras. Puede conectarlo fácilmente a su cuenta bancaria y tarjetas de crédito. También puede agregar gastos manualmente y guardar recibos simplemente tomando una instantánea de su teléfono.
Si trabaja por horas, cada segundo de su trabajo debe facturarse al cliente. Freshbooks viene con una herramienta de seguimiento de tiempo incorporada. Simplemente haga clic en la pestaña Seguimiento de tiempo para comenzar.
Todo lo que necesita hacer es ingresar los detalles del proyecto y registrar sus horas. También puede iniciar el rastreador de tiempo haciendo clic en el botón Iniciar temporizador.
Método 2: usar un complemento de WordPress
Otra forma de manejar las facturas es mediante el uso del complemento WP-Invoice. De esta manera, su sitio web de WordPress se convierte en el centro de sus facturas y pagos.
Lo primero que debe hacer es instalar y activar el complemento WP-Invoice. Tras la activación, el complemento agregará una nueva opción de menú ‘Factura’ en su administrador de WordPress. Tienes que visitar Factura »Configuración para configurar el plugin
Primero debe ingresar el nombre de su empresa como desea que aparezca en las facturas. A continuación, debe seleccionar una página para mostrar las facturas. Le recomendamos que cree una nueva página de WordPress titulada Facturas y seleccione esa página aquí. Esta página se usará para mostrar sus facturas.
Cuando elija un método de pago, verá una nueva pestaña en la configuración para configurar esa puerta de enlace de pago en particular. Cada pasarela de pago tiene diferentes configuraciones que deberá configurar al iniciar sesión en su cuenta en esa puerta de enlace y obtener sus claves de API.
Después de configurar sus pasarelas de pago, haga clic en Guardar todos los ajustes botón para almacenar sus cambios.
Creando una Nueva Factura
Para crear y enviar una nueva factura a un cliente, simplemente vaya a Facturas »Agregar nuevo . Se le pedirá que proporcione la dirección de correo electrónico del cliente.
Después de ingresar la dirección de correo electrónico, el complemento cargará la pantalla del Editor de facturas. Observará diferentes metacajones en la pantalla de edición junto con los cuadros familiares de Título y Editor de publicaciones. Justo debajo del cuadro del editor de publicaciones, verá un metabox para agregar los elementos que está incluyendo en esta factura.
Simplemente ingrese un artículo, cantidad y precio. El complemento calculará la cantidad total y lo mostrará como saldo. Puede hacer clic en el enlace de alternar la descripción para agregar la descripción de un elemento en la lista. También puede hacer clic en ‘ Agregar descuento ‘ botón para deducir el monto descontado en función del porcentaje o una cantidad fija.
Debajo del cuadro de elementos de la factura, verá el cuadro de pasarela de pagos. Esto mostrará su pago predeterminado y todos los métodos de pago que haya habilitado en su sitio. Puede cambiar estas configuraciones para una factura si lo desea, o puede dejarla para usar las opciones predeterminadas que configuró en la configuración del complemento.
En su mano derecha, verá el metabox de información del usuario. Mostrará la dirección de correo electrónico del cliente. Puede completar el resto de la información. En caso de que no tenga toda la información, puede dejarla en blanco y el cliente puede completarla al hacer el pago.
En el metabox de publicación, hay opciones para publicar esta factura como una cotización, permitir pagos parciales o convertirla en una factura recurrente. Al hacer clic en Alternar avance El enlace le permitirá agregar una fecha de vencimiento para la factura e ingresar la información fiscal.
Después de publicar la factura, sus clientes recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace a la página de facturación en su sitio de WordPress. Si sus clientes no reciben notificaciones por correo electrónico, entonces debería echar un vistazo a nuestra guía sobre cómo solucionar que WordPress no envíe un correo electrónico. Verá la factura, con un enlace para imprimir la versión PDF antes de realizar el pago. Los clientes también pueden cambiar su información personal en la página.
Visualización de facturas e informes
Todas las facturas que cree se pueden acceder desde Facturas »Ver todo . Puede ordenar y filtrar sus facturas usando el menú en su mano derecha.
Para obtener una vista general de sus ingresos y facturas, debe visitar Facturas »Informes . Allí podrá ver gráficos y tablas para todas las facturas.
Ajuste fino de sus facturas, correos electrónicos y pagos
La página de configuración de facturas cambiará después de guardar su configuración inicial. Ahora si visitas Facturas »Configuración , podrás ver muchas otras opciones que puedes configurar. Por ejemplo, puede ajustar las plantillas de correo electrónico, crear varias plantillas, agregar líneas de pedido que le permitan agregar rápidamente elementos en una factura. Incluso puede importar / exportar sus datos de factura en un archivo XML.
Pros y contras de WP-Invoice y Freshbooks
Al usar WP-Invoice, obtienes un complemento gratuito que se adapta directamente a tu sitio web. No necesita depender de un servicio de terceros para administrar sus clientes y pagos. Puede configurar copias de seguridad automáticas de WordPress en un almacenamiento en la nube para asegurarse de que sus datos estén seguros.
Por otro lado, FreshBooks es utilizado por miles de profesionales. Sus datos se almacenan en la nube y no necesita preocuparse por la seguridad o la copia de seguridad. Más importante aún, no es solo un software de facturación, es una solución de contabilidad completa para no contadores. Puede hacer un seguimiento de los gastos, conectar cuentas bancarias, recibir pagos en línea, etc. Además de eso, cada día FreshBooks se conecta a más servicios y se vuelve más poderoso y fácil de usar.
Eso es todo, esperamos que este artículo lo ayude a crear facturas para clientes que usen WordPress. También puede consultar nuestro tutorial sobre cómo agregar testimonios rotativos de clientes en WordPress.
